Kebijakan Privasi

SmartPonpes adalah platform ekosistem digital pesantren yang dikembangkan dan dikelola secara resmi oleh PT Smart Ponpes Indonesia("kami", "Perusahaan"). Kami menghormati dan berkomitmen penuh untuk melindungi privasi setiap data santri, wali santri, ustadz, dan lembaga pengelola pesantren.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT Smart Ponpes Indonesia mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melindungi informasi pribadi Anda pada platform web SmartPonpes, aplikasi mobile (Android & iOS), serta layanan API backend kami.

1. Informasi yang Kami Kelola

1.1 Data Lembaga & Pengelola Pesantren

• Identitas resmi pondok pesantren, nama pimpinan/pengurus, alamat kantor, NPWP/izin operasional (Kemenag), nomor kontak WhatsApp, dan email resmi.
• Informasi akun pengelola berupa username dan kata sandi terenkripsi (salted hash).

1.2 Data Santri & Wali Santri

• Biodata santri mencakup nama lengkap, Nomor Induk Santri (NIS), tempat & tanggal lahir, jenjang kelas, kamar asrama, serta catatan akademik & tahfidz Al-Qur'an.
• Data kesehatan santri (Poskestren) untuk pencatatan riwayat alergi, keluhan sakit, dan pemeriksaan darurat.
• Data wali santri mencakup nama, nomor handphone/WhatsApp, alamat rumah, serta rekam verifikasi hubungan keluarga dengan santri.

1.3 Data Finansial & Transaksi SantriPay

• Informasi penagihan SPP bulanan, riwayat pelunasan, nomor rekening Virtual Account bank resmi, dan kode transaksi QRIS.
• Pencatatan transaksi kartu pintar SantriPay pada mesin kasir (POS) kantin dan koperasi santri tanpa menyimpan data kartu debit/kredit perbankan pribadi wali.

2. Dasar Hukum & Tujuan Penggunaan Informasi

Kami menggunakan data yang dikumpulkan semata-mata untuk tujuan operasional sah pesantren:

• Menjalankan fungsi administrasi, rekapitulasi presensi, dan penilaian tahfidz hafalan santri secara otomatis.
• Menerbitkan invoice SPP dan memfasilitasi rekonsiliasi pembayaran online otomatis 24 jam.
• Menghubungkan komunikasi real-time antara pesantren dan orang tua santri melalui aplikasi mobile.
• Mendukung kepatuhan tata kelola hukum berdasarkan peraturan perundang-undangan Republik Indonesia.

3. Perlindungan & Keamanan Data

PT Smart Ponpes Indonesia menerapkan standar keamanan bertingkat demi menjaga kerahasiaan seluruh informasi:

• Transmisi Terenkripsi: Seluruh pertukaran data antara browser/aplikasi ke server diamankan dengan sertifikat enkripsi SSL/TLS 256-bit.
• Isolasi Basis Data: Sistem kami menerapkan arsitektur isolasi multi-tenant sehingga data satu pesantren tidak dapat diakses atau bercampur dengan pesantren lain.
• Kontrol Otorisasi Ketat: Akses data pengguna diproteksi dengan otentikasi sesi terenkripsi dan pembatasan wewenang (Role-Based Access Control).

4. Pembagian Informasi kepada Pihak Ketiga

PT Smart Ponpes Indonesia tidak pernah dan tidak akan menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak ketiga mana pun untuk kepentingan pemasaran. Pembagian data hanya dilakukan kepada mitra terpercaya yang secara esensial dibutuhkan dalam ekosistem sistem:

• Payment Gateway Berizin Bank Indonesia: Untuk penerbitan Virtual Account dan kode QRIS guna kelancaran pembayaran tagihan santri.
• Penyedia Infrastruktur Cloud: Server cloud bereputasi tinggi dengan sertifikasi ISO 27001 dan SOC 2.
• Kepatuhan Hukum: Apabila diwajibkan secara sah oleh putusan peradilan atau aparat penegak hukum Republik Indonesia.

5. Hak-Hak Pemilik Data

Sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) yang berlaku di Indonesia, Anda memiliki hak untuk:

• Mengakses dan memperbarui informasi biodata santri dan akun yang terdaftar.
• Meminta klarifikasi atau penyesuaian catatan riwayat jika terdapat ketidaksesuaian data.
• Meminta penutupan akun atau penghapusan data sesuai ketentuan retensi data pembukuan yang sah.

6. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan, saran, atau permohonan hak data pribadi Anda, silakan hubungi tim perlindungan data PT Smart Ponpes Indonesia melalui: